Si tienes una empresa o eres autónomo y utilizas un programa para hacer facturas, seguramente ya hayas oído hablar de VeriFactu. Y si todavía no tienes muy claro qué es, tranquilo: no eres el único.
La nueva normativa va a cambiar la forma en la que empresas y profesionales facturan en España. Por eso, aunque todavía queda algo de tiempo para adaptarse, merece la pena saber qué va a cambiar y adelantarse para estar preparado.
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu forma parte de la nueva normativa que regula los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).
Dicho de una forma sencilla: los programas que utilizamos para hacer facturas tendrán que garantizar que una factura no pueda modificarse o eliminarse después sin dejar rastro.
Para conseguirlo, el programa generará automáticamente un registro por cada factura emitida, manteniendo la trazabilidad de toda la información. Además, las facturas realizadas con estos sistemas incorporarán un código QR que permitirá verificar que está correctamente emitida.
El objetivo es que el proceso de facturación sea más transparente y que Hacienda pueda tener mayores garantías de que los datos no han sido manipulados.
VeriFactu o No VeriFactu: ¿qué diferencia hay?
Aquí llega una de las cuestiones que más dudas genera, ya que la normativa permite utilizar dos tipos de sistemas: VeriFactu y No VeriFactu.
Con VeriFactu, el propio programa de facturación envía automáticamente los registros generados a la Agencia Tributaria. El usuario sigue haciendo sus facturas de forma habitual y es el software el que se ocupa de realizar esta comunicación.
También existe la opción No VeriFactu. En este caso, los registros no se envían automáticamente a Hacienda, pero esto no significa que sea una alternativa más sencilla. Más bien ocurre lo contrario.
¿Por qué no recomendamos No VeriFactu a una pyme o autónomo?
Puede parecer tentador elegir la modalidad No VeriFactu simplemente porque los registros no se envían automáticamente a Hacienda. El problema es que, al no hacerlo, el sistema debe asumir muchas más medidas para demostrar que esa información no ha sido modificada.
Entre otros requisitos técnicos y de seguridad, la pyme o autónomo deberá incorporar firma electrónica de los registros, mecanismos adicionales de conservación y un registro de eventos que deje constancia de determinadas actuaciones realizadas en el sistema.
Para una gran organización puede haber situaciones concretas que justifiquen utilizar esta modalidad. Pero para un autónomo, una pequeña empresa o una pyme, supone disponer de una infraestructura compleja que implica un mantenimiento y responsabilidades prácticamente imposibles de asumir, sin obtener una ventaja real en el día a día.
Además, que los datos no se comuniquen automáticamente no significa que Hacienda no pueda solicitar los registros de facturación cuando considere oportuno.
Por eso, en VINCUSYS consideramos que, para las pequeñas empresas y autónomos, VeriFactu es la opción más sencilla y práctica.
Entonces, ¿Hacienda recibirá mis facturas?
No exactamente.
Con VeriFactu lo que se comunica automáticamente a la Agencia Tributaria son los registros de facturación generados por el programa.
Esto no significa que tengas que enviar manualmente cada PDF a Hacienda ni realizar un trámite adicional después de emitir una factura. Todo el proceso se encarga de hacerlo automáticamente el software.
Y precisamente esa automatización es una de sus principales ventajas.
¿Quién tiene que adaptarse y cuándo?
La normativa afecta, con carácter general, a empresas, autónomos y profesionales que utilicen programas informáticos para emitir sus facturas, aunque existen algunas excepciones, como determinados contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII).
También existen particularidades en País Vasco y Navarra debido a sus propios sistemas fiscales, con alternativas similares a VeriFactu.
Los plazos establecidos actualmente son:
- 1 de enero de 2027, para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027, para el resto de los empresarios y profesionales incluidos en la normativa.
Todavía hay margen, pero no conviene esperar al último día. Si utilizas un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), un programa desarrollado a medida, un comercio electrónico o diferentes aplicaciones conectadas entre sí, la adaptación puede requerir algo más que instalar una simple actualización.
¿VeriFactu y factura electrónica son lo mismo?
No. Y esta es otra de las confusiones habituales.
VeriFactu regula cómo deben funcionar los programas con los que hacemos nuestras facturas. La futura factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales regula, por otro lado, cómo se deberán intercambiar esas facturas electrónicamente.
Son dos cambios diferentes, aunque ambos forman parte del proceso de digitalización de la gestión empresarial.
Y precisamente por eso puede ser un buen momento para revisar cómo estás facturando y dejar atrás programas obsoletos, hojas de cálculo o procesos manuales.
VINCUSUITE: nuestra solución adaptada a VeriFactu
En VINCUSYS podemos ayudarte a adaptar tus sistemas actuales, pero también contamos con nuestra propia solución de gestión y facturación: VINCUSUITE.
VINCUSUITE Billing está adaptado a VeriFactu y permite realizar la facturación habitual de una empresa y comunicar automáticamente los registros correspondientes a la Agencia Tributaria.
Además de facturar, permite centralizar en un mismo entorno clientes y proveedores, presupuestos, pedidos, albaranes, productos y servicios, cobros, pagos, gastos o tesorería.
De esta forma, cumplir con VeriFactu puede servir también para dar un paso más en la digitalización y organización de tu negocio.
¿Y si ya tengo un programa de gestión?
No tienes por qué cambiarlo necesariamente.
Si tu empresa utiliza un ERP, software sectorial, comercio electrónico o una aplicación desarrollada a medida, en VINCUSYS podemos estudiar cómo funciona actualmente tu facturación y desarrollar las integraciones necesarias para adaptarla a VeriFactu.
Cada empresa es diferente. Para algunas, la solución más sencilla será comenzar a trabajar con VINCUSUITE; para otras, adaptar sus herramientas actuales.
Lo importante es no dejar la decisión para el último momento.
¿No sabes si tu empresa está preparada para VeriFactu? Contacta con VINCUSYS y estudiaremos contigo la solución que mejor se adapte a tu negocio.